Ob eine Betriebsveranstaltung steuerfrei ist, berechnet sich nach der Teilnehmerzahl. Wenn Gäste kurzfristig absagen, fällt dies nicht den tatsächlich Feiernden zur Last, so aktuell das Finanzgericht Köln entgegen der Finanzverwaltung.

Bis zu einem Betrag von 110,00 EUR einschließlich Umsatzsteuer pro Feier und Teilnehmer werden Zuwendungen des Arbeitgebers im Rahmen einer Betriebsveranstaltung nicht versteuert. Im Falle von mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr oder bei Überschreitung des vorgenannten Freibetrages, liegt steuerpflichtiges Entgelt vor.

Finanzverwaltung: Bei 110,00 EUR-Grenze zählen nur die Anwesenden

Bei der Berechnung der 110,00-EUR-Grenze werden die Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung durch die Anzahl der Teilnehmer geteilt und so der Kostenanteil pro Teilnehmer ermittelt. Zum Beispiel darf eine Weihnachtsfeier mit 100 Teilnehmern maximal 11.000,00 EUR brutto insgesamt kosten, wenn die Feier für die Arbeitnehmer komplett steuerfrei bleiben soll.

Hierbei ist nach bisheriger Ansicht der Finanzverwaltung nicht die Anzahl der eingeladenen Gäste ausschlaggebend, sondern die Anzahl der tatsächlich anwesenden Gäste (siehe Schreiben des Bundesfinanzministeriums – BMF – vom 14. Oktober 2015).

Problem: Absagen (sogenannte „No-Shows“)

Das Problem bei der Auffassung der Finanzverwaltung ist, dass insbesondere kurzfristige Absagen häufig zu höheren Kosten pro Veranstaltungsteilnehmer führen, weil eine kurzfristige Kostenreduzierung wegen Verbindlichkeit des Vertrags zur Betriebsveranstaltung oft nicht mehr möglich ist. Somit entfallen höhere Kosten auf jeden anwesenden Gast. Dadurch kann der Steuerfreibetrag von 110,00 EUR überschritten werden.

Andere Auffassung: Finanzgericht Köln

Nach dem Urteil des Finanzgerichts Köln vom 27. Juni 2018 – 3 K 870/17 sollen die Absagen, die sogenannten „No-Shows“, nicht zu Lasten der tatsächlich Feiernden gehen, entgegen der aktuellen Auffassung der Finanzverwaltung.

Im Urteilsfall veranstaltete der Arbeitgeber Ende 2016 als Weihnachtsfeier einen Kochkurs für seine Arbeitnehmer. Jeder Teilnehmer durfte ohne Limit essen und trinken. Angemeldet zu dieser Veranstaltung waren 27 Mitarbeiter, zwei davon sagten kurzfristig ab. Somit nahmen letztlich 25 Personen an der Weihnachtsfeier teil. Die Absagen führten jedoch nicht zu einer Verringerung der Gesamtkosten für den Arbeitgeber, weil der Kochkursveranstalter am ursprünglichen, für 27 Teilnehmer vereinbarten Preis festhielt.

Der Arbeitgeber berechnete den für die steuerfreie 110,00-EUR-Grenze relevanten Zuwendungsbetrag pro Arbeitnehmer auf der Basis von 27 Veranstaltungsteilnehmern. Das Finanzamt dagegen berücksichtigte nur die 25 tatsächlich anwesenden Teilnehmer, was zu höheren Pro-Kopf-Kosten und höherer Steuer führte.

Keine steuerlichen Nachteile wegen Absagen

Nach Auffassung des Finanzgerichts Köln ist es nicht nachzuvollziehen, weshalb den anwesenden Feiernden die Aufwendungen des Arbeitgebers für das Nichterscheinen eingeladener Gäste steuerlich anzulasten seien. Insbesondere im Urteilsfall wäre dies unbillig, da die Anwesenden durch das Nichterscheinen der Kollegen keinen Vorteil erlangten.

Aber: Revision beim BFH anhängig

Das Urteil des Finanzgerichts Köln kann leider noch nicht als genereller Freibrief für die auf der geplanten und nicht der tatsächlichen Teilnehmerzahl basierenden Berechnung der Zuwendungshöhe hinsichtlich des Steuerfreibetrags von 110,00 EUR angesehen werden. Das zuständige Finanzamt hat gegen das Urteil Revision beim Bundesfinanzhof (BFH) eingelegt, Aktenzeichen VI R 31/18.

Fazit

Es bleibt abzuwarten, wie der BFH entscheidet. Vergleichbare Fälle sollten durch Einspruch mit Verweis auf das vorgenannte Revisionsverfahren offengehalten werden.

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